Trình tự thu thập thông tin sổ đỏ chưa được xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Thực hiện Kế hoạch số 515/KH-BCA-BNN&MT ngày 31.8.2025 về triển khai Chiến dịch làm giàu, làm sạch cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, Cục Quản lý đất đai (Bộ Nông nghiệp và Môi trường) đã xây dựng hệ thống tài liệu hướng dẫn gửi tới các địa phương và có Văn bản gửi Sở Nông nghiệp và Môi trường các địa phương nhằm bảo đảm thống nhất, đồng bộ trong quá trình thực hiện.

Tại văn bản này, Cục Quản lý Đất đai đã hướng dẫn các bước thu thập thông tin các loại giấy chứng nhận và xây dựng dữ liệu đất ở, nhà ở đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu.

Bước 1: Chuẩn bị

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác thu thập, số hóa như: Biểu mẫu số 01 (file Excel).

- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ tham gia thực hiện công tác thu thập, số hóa Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở và thẻ căn cước/CCCD.

- Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết ( máy scan, máy vi tính...).

Bước 2: Rà soát, phân loại Giấy chứng nhận

Thực hiện kiểm tra, đối soát với Danh sách các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận, phân loại theo 2 nhóm:

- Danh sách các Giấy chứng nhận, CCCD thu thập được từ Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) và các chi nhánh.

- Danh sách các Giấy chứng nhận, CCCD cần thu thập từ người dân, tổ chức.

Bước 3. Thu thập, xử lý dối với các Giấy chứng nhận, CCCD được thu thập được từ VPĐKĐĐ

Thu thập, xử lý dối với các Giấy chứng nhận, CCCD được thu thập được từ VPĐKĐĐ thực hiện như sau:

- Thu thập Giấy chứng nhận hiện đang quản lý, lưu trữ tại Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã;

(1) Trường hợp trùng khớp thông tin với Danh sách các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận do Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã chuyển đến và thông tin Chủ sử dụng đất là thẻ căn cước/CCCD thì chuyển sang Bước 5 để thực hiện số hóa Giấy chứng nhận và nhập dữ liệu.

(2) Trường hợp trùng khớp thông tin với Danh sách các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận do Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã chuyển đến nhưng thông tin Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân thì phối hợp với Công an xã để tra cứu dữ liệu Căn cước công dân sau đó chuyển sang Bước 5 để thực hiện số hóa Giấy chứng nhận và nhập dữ liệu.

(3) Đối với trường hợp thửa đất có thông tin về Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân 9 số thì cần thực hiện rà soát, đồng nhất thông tin thẻ căn cước/CCCD của Chủ sử dụng đất (Dữ liệu đất đai chờ làm sạch, kết nối). Thực hiện theo 02 bước:

- Bước 1: Sở Nông nghiệp và Môi trường phối hợp với Công an tỉnh (PC06) để đối soát, đồng nhất thông tin, dữ liệu Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân 9 số thành thẻ căn cước/CCCD 12 số.

- Bước 2: Sau khi có kết quả của Công an tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai) tiến hành cập nhật trên phần mềm Hệ thống thông tin đất đai (LIS) đang sử dụng vận hành tại địa phương.

Bước 4: Thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD từ người dân, tổ chức

Bước 5: Số hóa, tạo lập CSDL đối với thửa đất ở, nhà ở đã được cấp Giấy chứng nhận nhưng chưa được xây dựng CSDL đất đai

- Quét (scan)/Chụp Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD và xử lý theo quy định về dữ liệu đất đai phi cấu trúc; lưu trữ thành 1 file dưới định dạng tệp tin PDF (ở định dạng không chỉnh sửa được) tên file đặt theo số Serial của Giấy chứng nhận.

- Nhập thông tin vào Biểu mẫu số 1

Sau khi Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở, thẻ căn cước/CCCD đã được thu thập, số hóa theo quy định. Tổ thu thập thực hiện nhập đầy đủ thông tin từ Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD vào Biểu mẫu số 01 (phản ánh nhập đúng hiện trạng thông tin trên Giấy chứng nhận).

Cách nhập dữ liệu cụ thể cho các loại Giấy chứng nhận được nêu trong Mục 6. Hướng dẫn nhập dữ liệu mẫu cho các loại Giấy chứng nhận.

Bước 6: Xác thực thông tin chủ sử dụng đất ở, nhà ở qua CSDL quốc gia về dân cư

Bước 7: Cập nhật kết quả vào CSDL đất đai của tỉnh

Bước 8: Đồng bộ CSDL đất đai của tỉnh về Trung ương