Khánh Hòa khẩn trương xử lý hồ sơ lưu trữ hư hỏng do mưa lũ

Ngày 9.11, thông tin từ UBND tỉnh Khánh Hòa cho biết, địa phương vừa có văn bản yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường, đặc khu chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Theo kết quả kiểm tra chuyên đề công tác lưu trữ năm 2026, khối lượng hồ sơ, tài liệu tiếp nhận sau sắp xếp đơn vị hành chính còn lớn.

Công tác kiểm kê, thống kê, phân loại, chỉnh lý, lập danh mục và sắp xếp khoa học tài liệu tại một số cơ quan, địa phương chưa hoàn thành.

Đặc biệt, điều kiện kho lưu trữ, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí phục vụ công tác này còn hạn chế.

Một số hồ sơ, tài liệu bị ảnh hưởng do mưa lũ năm 2025 chưa được xử lý, phục hồi kịp thời. Nhiều tài liệu hư hỏng nặng, có nguy cơ tiếp tục xuống cấp, ảnh hưởng đến việc quản lý, khai thác và sử dụng.

Trước thực trạng trên, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang quản lý; tổ chức thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản và lập danh mục theo quy định.

Đồng thời, khắc phục tình trạng hồ sơ tồn đọng, phân tán, chưa được lập hoặc sắp xếp khoa học.

Các đơn vị phải thực hiện nghiêm việc quản lý, bảo quản và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

Đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, việc lập hồ sơ đề nghị hủy phải bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; nghiêm cấm tự ý tiêu hủy khi chưa được cấp có thẩm quyền quyết định.

Đặc biệt, đối với tài liệu bị hư hỏng do mưa lũ, các cơ quan, địa phương phải khẩn trương kiểm tra, thống kê, đánh giá hiện trạng và phân loại theo mức độ hư hỏng.

Những tài liệu bị ẩm mốc, bết dính, rách nát hoặc có nguy cơ xuống cấp phải được lập danh mục riêng để xây dựng phương án xử lý.

Việc làm sạch, làm khô và phục hồi tài liệu phải bảo đảm không làm mất thông tin, xáo trộn trật tự hồ sơ hoặc ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của tài liệu.

Với những tài liệu hư hỏng nặng, chưa xác định được khả năng phục hồi, các đơn vị phải báo cáo Sở Nội vụ để được hướng dẫn chuyên môn.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc khắc phục, tham mưu giải pháp về kho lưu trữ, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí.

Tăng cường tập huấn nghiệp vụ, chú trọng hướng dẫn số hóa tài liệu và lập hồ sơ điện tử, góp phần bảo đảm an toàn, nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ.